След уточняване на целите, задачите, вида на делегацията и посещението е необходимо да се състави програма на посещенията.
Програмата има за цел да осигури възможно най-добри условия за постигане целите на посещението. В нея се включват всички елементи от представително-протоколния характер, но това в никакъв случай не бива да става за сметка на същността на посещението - самите срещи, посещения, преговори, работа по документи и др.
При съставяне на програмата се включват и чисто технически въпроси - транспорт, настаняване, помещения за работа и храна /като тя се съобразява с вкуса и изискванията на гостите/, комуникации, безопасност и др. Трябва да се предвиди и уреди отразяване на посещението от медиите.
Програмата се предлага предварително като проект на гостуващата страна и ако има предложения и пожелания от нейна страна, те се удовлетворяват, стига да не противоречат на общоприети норми на поведение и на вътрешния протоколен ред на страната-домакин. Тези детайли на посещението се отразяват в разширена програма /сценарий за посещение/ и облекчават и страната-гост и страната-домакин.
Съществува и се препоръчва практиката всички дейности по техническото осигуряване на вече съгласуваната програма на посещението да се оформя в отделен организационно-технически план. Той е предназначен само за организацията-домакин и има за цел да създаде добра организация при осъществяване на отделните прояви от програмата. В него са описани всички технически въпроси със съответните отговорници, срокове, координатори и т.н.
Основни елементи на програмата са: посрещане, транспорт, настаняване, делова част, представителни прояви, посещения на стопански, исторически, културни, природни и други обекти, изпращане.
- Посрещане - това е първият контакт между гостуващата и приемащата организация и той е от особено значение за предстоящото посещение. Посрещането включва всички елементи на уважение от пресичане на границата до настаняването на гостите в предвиденото за пребиваването място. По важните елементи от него са:
- навременното явяване на мястото на пристигане на делегацията - аерогара, гара, граница;
- указателно-информационна табелка със символите на гостуващата или приемащата страна при непознаване на членовете на делегацията;
- рангът на посрещащия да е равен или най-много една степен по-нисък от ранга на ръководителя на гостуващата делегация;
- присъствие на преводач/и/ и специалист по протокола;
- осигуряване на подходящи транспортни средства за членовете на делегацията и техния личен и служебен багаж;
- осигуряване на освежаващи напитки, плодове, дребни закуски, ако пътуването до мястото за настаняване е по-дълго;
- Делова част - тя е същинската част на посещението и обхваща последователно във времето всички посещения, срещи, разговори, преговори - в тясно специализиран кръг или в пленарни заседания с участието на специалисти по съответните въпроси, срещи на обособените работни групи по интереси, подготовката, приемането и подписването на съвместни документи и т.н. Посещението в различни обекти - стопански, културни, исторически, природни - има както познавателен, така и делови характер, тъй като чрез тези посещения се разкриват възможности и форми за сътрудничество;
- Представителни прояви - това са приемите, обедите, вечерите, посещение на представления и т.н. Те не са самоцелни прояви, а също имат своя смисъл за политиката на организациите. По време на тези прояви се дава възможност на страните в една неформална атмосфера да обменят свободно мисли и идеи, по-важни въпроси от двустранен и/или многостранен интерес.
В програмата за посещение може да се предвиди т.нар. ответна проява /обед, вечеря и т.н./, но само по изрично изразено желание от гостите. В тези случаи основната организаторска работа се изпълнява от гостуващата страна, а местните органи могат да окажат при поискване необходимото съдействие.
През цялото време на престоя на гостуващата страна /от посрещането до изпращането на делегацията/ присъства група от официални и постоянни придружители от страна на домакините. Съставът й зависи от функциите на гостите и от ангажираността на служителите в отношенията със страната-гост. Това са представители, които по принцип са с един ранг по-нисък от ръководителя на делегацията-гост, както и други отговорни служители. Тази група се представя на гостите още при пристигането им и задачата й е да замества висшите ръководители, когато присъствието им не е предвидено от протокола /при посещение на обекти, при полагане на венци и др./.
- Изпращане - тук основните елементи са същите, както при посрещането с някои изменения в последователността. По принцип, който е посрещнал делегацията, той трябва да участва и в изпращането.